В Пермском Политехе ввели электронную систему документооборота, позволяющую уменьшить время прохождения документа через все необходимые инстанции.
Новая система упростила работу с документами во всех отношениях. Теперь сотрудникам и студентам не придется самим ходить из отдела в отдел, собирая подписи и разрешения. Электронный документ делает это за них. С помощью локального сервера приказ или служебная записка из подразделения университета попадает в канцелярию, оттуда напрямик в ректорат на подпись, а затем обратно через канцелярию в подразделение. Каждый сотрудник, который рассматривает документ, может его утвердить – поставить электронную «галочку», или редактировать в случае необходимости. На последнем этапе документ все же обретает материальную форму, а на бумаге стоит только подпись проректора. Более того этот процесс ускоряется за счет установленных сроков рассмотрения электронных бумаг – сутки на утверждение. В случае превышения этого срока следуют штрафные санкции.
Система надежно защищена – у каждого пользователя есть учетная запись, документы видны только отправителю и получателю, а за счет использования локального сервера информация не покидает стен Политеха.
Еще одним плюсом внедрения новой системы является постепенное формирование общей электронной базы данных Политеха, которая исключает фальсификацию данных и возможные ошибки и ускоряет работу с документами.